Recursos Humanos es uno de esos departamentos imprescindibles en cualquier empresa, con independencia de su tamaño. Las empresas están optando, últimamente, por utilizar herramientas informáticas que les liberen de las tareas más burocráticas en la gestión de personal y faciliten otras que antes ocupaban mucho tiempo y trabajo.
La gestión de Recursos Humanos es la administración de todo el personal que forma parte de una plantilla para el correcto funcionamiento de una empresa.
La Economipedia define Recursos Humanos como el conjunto de los trabajadores y personas físicas vinculadas directamente a una organización, sector o economía.
Tradicionalmente, las empresas españolas han identificado el departamento de Recursos Humanos con la elaboración de nóminas y el pago de la Seguridad Social de los trabajadores. En algunos casos se les ha dado competencias en los procesos de selección de personal. Este punto de partida es un grave error.
Por supuesto que contratar trabajadores implica una serie de responsabilidades con el Estado: Altas y bajas en la Seguridad Social, pago de las cotizaciones mensuales, retenciones de IRPF, tramitación de contratos y despidos. Pero estas tareas, aunque ocupen mucho tiempo, son el aspecto menos importante de este departamento.
Los Recursos Humanos son el principal activo económico de una empresa. No son un conjunto de trámites burocráticos. En última instancia, una empresa es una organización de personas, en las que han de trabajar todos en la misma dirección, realizando las tareas que le corresponden a cada uno, para alcanzar unos objetivos y una rentabilidad económica.
Sin embargo, los trabajadores no son máquinas que se les enchufa a la red y empiezan a producir. Hay que atender a una serie de particularidades. Existe una cierta tendencia entre algunos empresarios en echar la culpa a los trabajadores cuando las cosas no salen como tenían previsto. El problema, en muchos casos, es la dirección que se ha ejercido sobre ellos.
Otros empresarios están empecinados en concienciar a los trabajadores en que se esfuercen por tirar la empresa para adelante, como si fuera algo suyo. No es verdad. La empresa es del empresario, y en todo caso de los accionistas. Un trabajador vende su fuerza de trabajo durante una jornada laboral para pagar sus facturas personales. Si se requiere un esfuerzo extra de los trabajadores se debe reflejar en mejores condiciones económicas y de trabajo.
Existe un problema en las empresas, en unas más que en otras, de comunicación entre la dirección y la plantilla. Una comunicación que debe ser bidireccional. La utilización de herramientas informáticas mejoran las condiciones para resolver estas carencias.
Presentamos algunos apartados en los que se está utilizando la tecnología en la gestión de Recursos Humanos.
Soluciones informáticas para fichar en el trabajo.
Desde el 2019, todos los trabajadores están obligados a fichar a la entrada y salida de su puesto de trabajo. La empresa tiene la obligación de generar un informe, mes por mes y trabajador por trabajador, y conservarlo durante cuatro años. Entregándoselo actualizado a Inspección de Trabajo siempre que lo requiera.
Esto supone un esfuerzo para las empresas, que deben llevar un control riguroso de la jornada laboral de sus trabajadores y emitir un informe instantáneo. Para poder realizarlo, las empresas están empezando a utilizar programas y otros medios informáticos para recibir la información al momento, integrarla en el registro y elaborar el informe.
No tener el informe implica una multa mínima de 626 euros por trabajador. A pesar de que llevamos 4 años con esta medida, implantar el registro de la jornada laboral no está siendo sencillo en algunas empresas.
El blog de empresa SupeRRHHeroes explica qué sucede si a un trabajador se le olvida fichar o no lo hace correctamente. Si la empresa ha puesto los medios para que un trabajador fiche y dispone de los mecanismos para llevar el registro, la responsabilidad recae sobre el trabajador.
Normalmente, esto sucede por un despiste del empleado o para esconder que ha llegado tarde. La medida del registro laboral la puso en marcha el gobierno para detectar el total de horas extra que se realizaban en las empresas y el tiempo que los trabajadores permanecían en su puesto de trabajo.
Indirectamente, esta resolución ha servido a las empresas para llevar un control más exhaustivo del absentismo laboral. Si a un trabajador se le ha olvidado fichar es como si ese día no se hubiera incorporado al puesto de trabajo. La empresa está capacitada, para sí quiere, no abonarle la jornada. Si la actuación es reincidente, podrá tomar las medidas disciplinarias que estime oportunas.
De poco sirve que el trabajador indique que tiene pruebas de que ese día trabajó. La principal prueba es el hecho de fichar.
Integración Transversal de la Organización.
Se trata de software o plataformas que ponen en contacto a los directivos, los responsables intermedios, los asesores y los trabajadores. Se dirige desde un ordenador de la empresa y se comunica con otros terminales, e incluso con los móviles de los empleados.
Desde un mismo portal se recibe toda la información y se actualiza al momento. Se puede enviar y recibir comunicaciones desde otros dispositivos conectados. Un trabajador, por ejemplo, puede notificar una baja, solicitar un permiso o realizar una consulta. Se puede informar sobre un incidente que se ha producido en un centro de trabajo. La dirección, al momento, tiene constancia de ello.
Es un sistema de comunicación multidireccional, que ayuda a resolver esos problemas de interconexión de los que hablábamos antes. Igual que la dirección recibe comunicaciones, puede enviar orientaciones o directrices a quien corresponda.
Lo mejor de todo es que toda la información aparece registrada en el sistema. Disponible en el ordenador u ordenadores desde los que se gestiona. Permite tener un conocimiento detallado de lo que está sucediendo en ese momento. Una herramienta que facilita la toma de decisiones rápida. Detecta los problemas y permite darles una solución.
Muchos de estos software dan la opción de la firma digital. Se puede enviar un documento a un trabajador, que lo lea y que lo firme. Algo que agiliza bastante los trámites, sin interrumpir a penas el trabajo.
Estas plataformas se pueden integrar con otros programas de gestión de la empresa. La información que facilitan se puede extraer con facilidad, así como importar otros datos relevantes útiles para el funcionamiento del sistema. Es una herramienta que facilita la gestión integral de los Recursos Humanos.
Las empresas apuestan por los servicios informáticos.
Teresa García, responsable de Recursos Humanos de la empresa Red-piso, nos dice que utiliza la plataforma Kairos HR para comunicarse con todas las oficinas en todo lo referente a la gestión de personal.
Dice que buscaron un servicio informático en 2019 para llevar a delante el registro de la jornada laboral. Con el tiempo vieron sus beneficios y en la actualidad todas las comunicaciones referidas a nóminas, vacaciones, bajas médicas, etc. pasan por una plataforma informática.
Con esta herramienta han salido beneficiados tanto la empresa como los trabajadores. Se tiene una comunicación más fluida, se han reducido los tiempos y se ha ganado en confianza y en seguridad.
El departamento de personal de otra empresa de servicios nos comenta que en los últimos años recibieron varias visitas de Inspección de Trabajo. Los inspectores les solicitaron el informe del registro de la jornada laboral. Ellos se lo pidieron a la plataforma informática desde la que los trabajadores fichaban diariamente. El informe lo emitió la herramienta en unos minutos y fue validado por Inspección de Trabajo sin problemas.
Las herramientas informáticas que utilizan las empresas en estos casos son, principalmente, de dos tipos:
- Programas informáticos. Estos se descargan en los ordenadores de la empresa y se conectan por medio de las redes de la compañía. La información queda almacenada en los discos duros. Los programas procesan la información según están programados y elaboran los informes para los que han sido diseñados.
- Plataformas y aplicaciones. Este es un software externo, donde toda la información queda almacenada en la nube. Como toda aplicación, se puede descargar en cualquier dispositivo electrónico. Teniendo acceso a internet se puede acceder a ella desde un móvil, una tablet, un ordenador particular o desde el ordenador de la empresa. Presentan una página específica para el trabajador, en la que solo recibe la información que le concierne personalmente y un portal de administración para la empresa desde la que gestiona la información general.
Las plataformas tienen la ventaja de que funcionan de forma independiente y que están conectadas por internet. Aunque sucediera cualquier problema en la red Ethernet de la compañía o en los ordenadores de la empresa, la aplicación continúa funcionando.
La inmensa cantidad de datos que manejan, aunque se pueden descargar o importar cuando se quieran, se almacenan en la nube, por lo que no saturan la memoria de los ordenadores.
Las empresas coinciden en que estas herramientas facilitan el trabajo de gestión de personal. Elaborando una gran cantidad de informes necesarios para el día a día, que antes se realizaban manualmente.
La utilización de la tecnología informática se está convirtiendo en un elemento clave en la gestión de los Recursos Humanos para las empresas.
